Fakultas Hukum UNAIR Digitalisasi Sistem Persuratan

SURABAYA - Fakultas Hukum (FH) Universitas Airlangga (UNAIR) mengalihkan sistem persuratan manual menjadi digital. Hal tersebut untuk mempermudah proses surat menyurat di internal FH UNAIR. Proses persuratan digital tersebut dapat diakses oleh sivitas akademika FH UNAIR melalui laman web Veritas.

Dekan FH UNAIR Iman Prihandono SH MH LLM PhD dalam acara peluncuran Veritas atau aplikasi persuratan digital pada Jumat (11/3/2022) menjelaskan peralihan sistem persuratan tersebut untuk menyederhanakan alur yang panjang. Ia menyebut peralihan sistem persuratan itu karena adanya banyak komplain seperti terbitnya surat terlalu lama dan birokrasi yang panjang.

Baca juga: Kapolres Lumajang Tingkatkan Patroli Malam di Lokasi Pasca Erupsi

“Itu (persuratan manual, red) yang mau kita ubah dan harus segera kita tinggalkan karena tuntutan untuk bekerja dengan cepat, efisien, dan penggunaan teknologi, ” jelasnya.

Selanjutnya, Iman menjelaskan alasan penggunaan nama Veritas. Veritas memiliki makna yang sejalan dengan tujuan peralihan sistem persuratan. Pemilihan kata veritas, lanjutnya, karena pemohon surat dapat memverifikasi suratnya dengan lebih mudah.

Baca juga: Dandim Pantau Pelaksanaan Ibadah Malam Natal 2021 di Beberapa Gereja dan Kunjungi Pos Pantau

Dekan FH UNAIR itu menyebut bahwa sistem persuratan yang dibangun selain untuk mempercepat proses juga menunjukkan prosesnya yang lebih transparan. 

“Veritas itu dari bahasa Latin yang sebenarnya artinya jujur. Dia (veritas, red) menunjukkan sesuatu itu dengan apa adanya, dengan faktanya, tidak bisa bohong, dan tidak ada yang disembunyikan. Itulah veritas, ” jelasnya. 

Baca juga: Apel Kasatwil, Kapolri Minta Capaian Positif Penanganan Covid Dipertahankan Hingga Kebiasaan Untuk Berbuat Baik

Kemudian, Sekretaris FH UNAIR Ekawestri Prajwalita Widiati SH LLM menjelaskan kelebihan penggunaan sistem Veritas. Kelebihan tersebut salah satunya adalah pengajuan surat lebih cepat. Apabila surat ditolak, dapat diketahui alasannya segera oleh pemohon.

Selain itu, pemohon dan semua pegawai yang terlibat dalam alur persuratan dapat memantau perjalanan surat. Dengan sistem Veritas, lanjutnya, pemohon bisa langsung masuk ke laman dan mengetik surat di sana.

Baca juga: Cegah Bahaya Narkotika, Prajurit dan Persit Kodim 0817/Gresik Diberikan Penyuluhan P4GN

“Misalnya ingin meminjam ruang, tidak perlu mengetik panjang lebar tinggal mengetik tanggal, ruangan yang akan dipinjam, dan kapasitasnya berapa. Jadi kita ingin mempersingkat proses-proses yang panjang tersebut menjadi praktis, ” jelasnya.

Sekretaris FH UNAIR itu juga menjelaskan jenis surat yang dapat diajukan melalui Veritas, yaitu surat template dan surat non template. Ia mengatakan bahwa surat template atau surat rutin adalah surat yang sudah biasa dibuat seperti surat izin kegiatan, peminjaman ruangan, dan keterangan mahasiswa aktif. Sedangkan surat non template adalah surat untuk kegiatan tertentu.

Baca juga: Ciptakan Kamtibmas Kondusif di Puncak Perayaan Natal, Polrestabes Surabaya Terjunkan Personil Brimob dan Marinir

“Ada surat-surat yang pasti rutin yang bentuknya form atau surat template. Tapi ada juga surat yang bentuknya khusus atau non template. Dimana surat non template itu kita lebih leluasa mengutarakan keperluan kita apa, ” jelasnya. (*)

Penulis: Wiji Astutik

Editor: Binti Q. Masruroh